Tingkatkan Tertib Administrasi, Lapas Atambua Amankan Arsip Inaktif di Ruang Penyimpanan

Atambua, INFO_PAS – Lembaga Pemasyarakatan (Lapas) Kelas IIB Atambua tata dan amankan arsip inaktif dari setiap unit pengelola dan seksi kerja, Rabu (4/11). Kegiatan ini ditandai dengan penyerahan berkas arsip inaktif dari seluruh unit pengelola kepada pengelola arsip Lapas Atambua, Shelly Angelawati.

Arsip inaktif merupakan dokumen yang frekuensi penggunaannya telah menurun, tetapi masih memiliki nilai guna hukum maupun sejarah. Arsip tersebut perlu dikelola agar tidak menumpuk, mengganggu kenyamanan ruang kerja, atau menyulitkan pencarian dokumen. Melalui pemilahan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan pemberian kode klasifikasi pada rak penyimpanan, petugas memastikan dokumen tetap tertata, aman, dan mudah ditemukan saat dibutuhkan untuk menunjang tugas kedinasan.

Shelly menegaskan pentingnya penataan arsip untuk mendukung kelancaran tugas. "Melalui pemilahan yang teliti bersama para peserta magang, kami berhasil mengidentifikasi arsip-arsip tersebut secara terperinci berdasarkan kode arsip, uraian arsip, tahun masuk dan tahun keluar, tingkat perkembangan, hingga status akhir apakah arsip tersebut harus dimusnahkan atau bersifat permanen. Seluruh berkas yang telah dikelompokkan ini kemudian dikumpulkan dan disimpan secara teratur di ruang arsip Lapas," ujar Shelly.

Penyerahan arsip inaktif ini mendapat apresiasi dari jajaran unit pengelola arsip. Kepala Subseksi (Kasubsi) Registrasi, Yohanis Aluman, menyampaikan dukungannya terhadap penertiban administrasi tersebut.

"Penyerahan arsip inaktif dari Subseksi Registrasi ke ruang penyimpanan Lapas ini sangat membantu menjaga kerapian berkas Warga Binaan dan dokumen administrasi hukum yang sudah tidak aktif digunakan harian. Dengan penataan yang terpusat dan terstruktur oleh pengelola arsip, kami di unit teknis merasa lebih tenang karena dokumen penting tetap terjamin keamanannya dan siap diakses kapan pun dibutuhkan," tutur Yohanis.

Penataan dan pengamanan arsip inaktif ini diharapkan dukung kelancaran tugas organisasi. Pengelolaan arsip yang baik, mulai dari penciptaan hingga pemindahan atau pemusnahan, penting untuk menjaga ketersediaan sumber informasi dan menjadi rujukan bagi keberlanjutan instansi. (afn)

Kontributor: Humas Lapas Atambua